Breyttir tímar kalla á fjarfundi

Félagasamtök, fyrirtæki og stofnanir um heim allan hvetja nú starfsfólk sitt til þess að breyta vinnuhögum sínum og vinna til skiptis á skrifstofu og heima hjá sér til að hindra frekari útbreiðslu kórónaveirunnar sem veldur COVID-19. Þetta er vel hægt, það þarf ekki að fara lengra en að tölvunni til að hitta vinnufélagana. 

Tækni, sem auðveldar fjarvinnu, hefur fleygt fram síðustu ár. Kostir fjarfunda eru þeir, meðal annars, að þeir geta aukið skilvirkni með því að lágmarka ferðatíma ásamt því að minnka koltvíoxíðslosun af völdum ferða.

Í gegnum samvinnutólið Microsoft Teams er hægt að bjóða samstarfsfólki í spjall, myndfundi, hægt að deila með því og vinna með skjöl og það geta margir gert á sama fjarfundinum. Microsoft hefur lagt lóð sitt á vogarskálarnar vegna COVID-19.

Fyrirtækið býður nú, til viðbótar við fría áskrift af Teams, fría sex mánaða áskrift að fullri útgáfu af Office 365 E1 með Teams. Það er gert til að hjálpa starfsfólki félagasamtaka sem eru ekki með áskrift að dýrum tæknilausnum. Með því styður Microsoft við félagsstarf og gerir fleirum kleift að vinna saman. 

Fjarfundir UMFÍ

Þjónustumiðstöð UMFÍ hefur innleitt Microsoft Teams á þessu ári. Fundir stjórnar UMFÍ og nefnda UMFÍ hafa undanfarið farið að nær öllu leyti fram á netinu. En hvað þarf að hafa í huga svo fjarfundur geti farið fram á árangursríkan hátt og þannig að allir komi sínu að?

• Bjóðið upp á prufufund fyrir þá sem eru að fjarfunda í fyrsta skipti.
• Skráið ykkur inn á fundinn 10−15 mínútum áður en hann á að hefjast. Nýtið tímann til þess að stilla myndavél, hljóð og fleira.
• Setjið skýr hlutverk. Veljið fundarstjóra og ritara. 
• Forðist að halda fjarfundi í fundarsölum. Til að hámarka gæði fundarins á hver að sitja við sína tölvu.
• Tryggið gott netsamband. Stundum er áreiðanlegri tenging í gegnum netsnúru en WiFi.
• Notið vönduð heyrnartól sem þið hafið notað áður.
• Notið myndavél til persónulegra samskipta. Stillið hana í augnhæð.
• Hafið ljósgjafa fyrir framan ykkur og forðist baklýsingu.
• Notið spjallþráð fyrir spurningar, stuttar athugasemdir, netslóðir og fleira.
• Deilið skjánum ykkar þegar þið eruð með kynningar.
• Sýnið skjöl í vinnslu o.s.frv.
• Réttið upp hönd þegar þið viljið fá orðið (ef þið notið myndavél).
• Slökkvið á hljóðnema þegar aðrir fundargestir tala, til þess að lágmarka truflun.

(Upplýsingar eru fengnar frá Umhverfisstofnun)

Hvernig er boðað til fundar í gegnum Teams?

Ein leiðin til að skipuleggja fund í Outlook-dagatalinu er gera það að Teams-netfundi og bjóða þátttakendum á fundinn.
Einnig er hægt að gera þetta í Teams-dagatalinu. Þetta eru einföldustu leiðirnar ef boða á fáa einstaklinga á fund eða ef ekki er til Teams-hópur fyrir. Önnur leið er sú að búa til Teams-hóp og skipuleggja fjarfund sérstaklega fyrir þann hóp. Þeir sem eru í þeim hópi eru þá boðnir sjálfvirkt á Teams-fundinn.

Þetta er einfaldasta leiðin fyrir hópa sem funda t.d. reglulega. Á heimasíðu upplýsingatæknisviðs Háskóla Íslands er að finna hagnýtar og nákvæmar leiðbeiningar um Teams (https://uts.hi.is/teams_fjarfundir).

Starfsfólk UMFÍ er einnig ávallt boðið og búið til þess að miðla og deila upplýsingum.

Aðrir valkostir

Margir möguleikar eru til að halda fundi á netinu, hvort heldur í tölvu, með myndavél, með hjálp spjaldtölvu eða snjallsíma.
Hér að neðan eru nokkur góð forrit og um að gera að skoða þau nánar. Sum kostar svolítið að nota en notkun annarra er ókeypis. Í nær öllum tilvikum er notendum boðið að prófa hugbúnað í viku til hálfan mánuð að kostnaðarlausu.

GoToMeeting
• Allt að 250 geta fundað í einu.
• Virkar á öllum stýrikerfum.
• Tvær útgáfur eru í boði. Í grunnútgáfu geta fundargestir verið allt að 150 talsins. Hún kostar tæpar 11 evrur eða sem nemur rúmum 1.700 krónum. Fyrirtækjaútgáfan kostar rúmar 14 evrur eða sem nemur rúmum 2.100 krónum. Allt að 250 geta tekið þátt í fundinum á sama tíma. Boðið er upp á að prófa hugbúnaðinn notendum að kostnaðarlausu í hálfan mánuð.

Vefsíða: www.gotomeeting.com

Zoom
• Allt að 100 geta fundað í einu.
• Fjölmennir fundir geta varað í 40 mínútur.
• Fyrir: Mac, Windows, Linux, iOS og Android.
• Ókeypis.

Vefsíða: www.zoom.us

Skype
• Allt að 50 geta fundað í einu.
• Virkar á öllum stýrikerfum.
• Grunnútgáfa með fundum fyrir allt að 50 manns er ókeypis. Ef fleiri þurfa að ræða saman er mælt með að nota fremur Skype for Business. Þar geta allt að 250 manns rætt saman. Verðið er 1.700 – 10.000 krónur, allt eftir því hvaða útgáfa er notuð og hvað á að gera á netfundinum. Dýrari útgáfan býður eðlilega upp á meiri möguleika.

Vefsíða: www.skype.com

Umfjöllunin um fjarfundi er í Skinfaxa, tímariti UMFÍ. Nýjasta tölublaðið - 1. tbl. 2020 - er aðgengilegt á vef UMFÍ.

Þú getur smellt hér og lesið allt blaðið: Lesa Skinfaxa